はじめに・・・
さて突然ですがみなさん仕事が早い人と遅い人との絶対的な違いはどこにあるかと思いますか？
それは仕事のスキルでしょうか？頭の回転の早さでしょうか？ 違うんです！！仕事が早い人と遅い人の絶対的な違いは、注力すべき仕事を見極めその仕事を最速で片付ける要領、そしてそうではない仕事はうまく人に任せる能力なんです。
膨大な仕事の中から優先順位の高い、力の入れどころを見つけ出し最速で片付けていく能力。
石舘さんは現在建設会社の総務経理大学の非常勤講師セミナー講師時間管理コンサルタントそして税理士となんと5つの仕事をしているそうです。こう聞くと、ずっと仕事ばかりしている人だなぁと思うかもしれませんがなんと5つの仕事をしながら定時退社をしプライベートもしっかりと楽しんでおられるそうです。
このように聞くととても自分にはまねできないよと思われるかもしれませんが、しかし石川さんにも連日深夜まで 残業していたという過去があるんです。深夜十時頃まで会社にいるのが当たり前で深夜1時過ぎに、帰りの支度をすることもあったそうです。このような 仕事に忙殺される日々どんだけで著者はこんな残業ばかりで自分の好きなことができない人生を変えたいと本気で考えるよう になったんです。
仕事が速い人は5秒で動く
人間の脳というのは何かをやる必要があると思った時に5秒以上考えてしまうとやらなくてもいい理由を考え始めてしまうんです。 朝起きようかなぁと思っても布団の中で、今日仕事に行くの嫌、今日使う資料をまだ作れていないなぁと思った瞬間に起きれなくなります 。あるいは家で仕事する時も明日はあの権利ついて上司に許可を取らなきゃいけないなー
ではこれを防ぎ5秒以内に行動に移すためにはどうすればよいか？答えは簡単です321→GOと心の中でカウントダウンするだけです。
大変そうな仕事であっても321→GO でまずは最初の一歩を踏み出してしまうんです。返信が面倒なメールもGOで読み始めてさっさと返信してしまうんです。
自分の脳に先延ばしする言い訳を与えるまもなく仕事を始めることによって仕事のスピードというのはガラリと変わります とにかく5秒以内に強制的に始めてしまうというのがポイントになります。
なぜならば作業興奮というものがあるからです 。作業興奮とは簡単に言えば作業をやることで脳が興奮しその作業をやり続けたくなるという作用のことです 例えば縄跳び毎日100回跳ぶという目標を立てて実行するとしましょうか。
最初の数日は難なく100回飛べるはずです しかし何日か経つと今日は寒いしなんとなく手首が痛いなぁなどと言い訳を考えだして私たちはさぼってしまいます 。そうして三日坊主になってしまうんです。こんな三日坊主をどうやって回避すればよいか？
これは仕事も同じです。面倒なのは始めていないからなんです。
5秒ルールと作業興奮を利用してぜひすぐやる人になっていきましょう。
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さて多くの人は何か、楽しいことを始めたり難易度の高いことにチャレンジしなければならないとき準備をしますよね。何を当たり前のことを言ってるんだお前はと思われるかもしれません。
準備をしなければ物事は始められないじゃないかと思っている人もいるかもしれません。これが落とし穴なんです。多くの人は何かを始める時や難しいことをする時に慎重になりすぎて 準備ばかりしてしまって時間を無駄にしてしまうんです
始める前からすべてが予測できている人なんていませんよね。実際に行ってみて、ああここが問題だったんだと初めて気づけることが多いんです。 逆に始める前はあーだこーだと心配していたけれど、やってみたらなんだこれは全然心配することではなかったねということだって結構あるでしょう。
行動することが 不安でなかなか動けないという人がいますが本当の課題や問題点を見つけるためにもまずは動くということが大切なんです。 そして動きながら試すことが重要なんですが、行き当たりばったりで行動するのではなく、 仮説を立ててそれを検証しながら動くということです。
情報収集が先にあってはなりません 。仮説があって行動してみて初めて情報収集の必要が生まれるわけです。
動きながら考え、答えは動いた先にあるんだということをぜひ覚えておいてほしいと思います。
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他人の時間を上手に使う
いやいや誰だって1日は24時間しかないでしょと思われる方もいるでしょう。
仕事を早く進めようにも自分でできることには限界があります。 そこで仕事が速い人がやっているのが任せるという技なんです。それは本当に自分がやるべき仕事だろうか？ そういうことを常に考え自分がやるべきことではないとわかったらどんどん、人任せていく。 全ての人間にとって1日は等しく24時間だと決まっています。
どんなお金持ちであっても時間をお金で買うことはできません。 しかし、それは自分の時間の話なんです。
他人の時間であれば正当な成果と報酬を示す代わりにやってもらうという選択肢が生まれるわけです
これが任せる事の本質です。任せること=他人の時間を買うことなんです。石川さんはこの仕事は誰かに頼めないだろうかと常に考えて、これは頼めると判断したものは人に任せるようになり、それからは仕事が劇的に速くなったそうです。それもそのはずで、イギリスのある大学の調査によれば事務系の職場の上司は、本来なら部下でもできる仕事の41%を自分で抱え込んでしまっているそうです。
生産性が高いと言われているイギリスでさえそうなんです。 先進国の中で最も生産性の低い我が国の上司なら41%どころかもっと多くの部下でもできる仕事を自分でやってしまっているはずです
このように言うといやいや自分は会社でまだ下っ端だから人に仕事を任せることなんて到底できないよといわれる人もいるかもしれませんね 。しかし win-win の関係が成立するのなら上司にだって仕事は頼めるということを覚えておいてください。 例えば往復で6時間もかかる得意先 a 社に最終契約をとりいくという仕事があったとしましょうか ？そんな状態であれば上司にこんな提案をすることができるでしょう。
部長 a 社との契約が決まりました。もし部長に入って出向いていただければ 、さらに値引きに応じてくれるかもしれません。
もし良ければ a 社への訪問代わりに入っていただけないでしょうか？ その間に私は例の大型物件の見積書を作成しておきますので、
仕事が遅い時間が足りないと嘆いている方は仕事に取り掛かる前にこれ誰かに任せられないかなと考えるようにしてみてください 。任せるコツを押さえていけば仕事は無限に早くになります。是非まず、人に任せることの出来る人になりましょう。 それは仕事が早い人の必須条件です。
重要な仕事は朝イチでやらない。さてこれは意外だなぁと感じる人結構多いのではないでしょうか ？なぜならばあらゆるビジネス書には朝一は一番頭が働くから朝一に重要なタスクをこなせと書いてあるからです。
しかし石川さんの論理を聞けば納得してもらえるのではないかと思います。まずは朝一すぐやるべきことは仕事モードへの切り替えです。
あなたはオンとオフを切り替えるスイッチを持っていますか？例えば 、石川さんは仕事をするときに最初にやる事があります。それは仕事モードへのスイッチを入れることです。仕事が速い人は例外なく仕事モードへの切り替えも早いです
だからあなたも仕事モードに入るスイッチをつくってほしいと思うんです。
さてビジネス書には優先順位の高い仕事からやりなさいと書いてありますよね。
しかし注意するのは決して朝一からではないということです
優先順位の高い仕事は難易度の高い仕事である場合も 多く仕事のリズムを崩れがちになります。
例えばスケジュール帳を見て、今日の日程を確認するなどといった簡単なことを行ってから、優先順位の高い仕事をするようにすると良いんです。 この簡単なことをする少しの時間があるかどうかで生産性はガラリと変わります。
仕事スイッチを ONにして最初のアクセルはゆっくりと踏み込むのです。
シンプルなこの方法こそ無理なく仕事が続く超集中方なんです
タスクを速くする有名な方法にポモドーロテクニックというものがあります。 これは世界中で爆発的に広まった、時間管理のテクニックで、方法は実にシンプルです 。タスクを25分間続けたら5分間休憩する。
これを繰り返すだけで仕事を集中して続けられるんです。 仕事のほかにも勉強、読書、掃除などやりたいタスクは何でも OK
まず実行するタスクを決めてタイマー を25分に設定します。タイマーが鳴るまでひたすら作業に集中します。
タイマーがなったら実行したタスクに赤丸をつけて5分間休憩します。このシンプルなテクニックに従うことで驚くほど集中力をキープすることができます
このように言うとたしかに、このテクニックは役に立ちそうだけれど 会社で働いている時にこのテクニックは使いにくいなぁと思う人がいるかと思います。
確かにその通りで日本のオフィスでは25分も仕事に集中し続けたり、勤務中に勝手に5分間の休憩をとることが難しい。 例えばよしこれから25分間集中して仕事をするぞと意気込んでも急に電話がかかってきたり、上司や部下に声をかけられたりしたら 、集中は途切れてしまいまよね。また1日のうちで何度も5分間休むというのは会社ではやりにくいでしょう 。そこで、 石川さんはポモドーロテクニックの精神を生かしつつ日本のオフィスでもやりやすいように進化させてくれました。
それは14分間仕事に集中し1分間休憩するというものです。
15分のサイクルが日本のオフィスでポモドーロテクニックを実行するコツなんです。仕事を15分で区切るといっても15分きっかりで仕事が終わるわけではありません。
15分以内に終わらせる強い意志があれば数分の時間が余ったりするでしょう。余った時間はメールの確認や部下との軽い打ち合わせ やることノートを見て進み具合をチェックするなどこまごまとした多数、仕事に当てるんです。さらに1時間に1～2分 目を閉じて休憩します。パソコン仕事が多いと目が疲れてしまうからです。
1、2分目を休めるだけで次の仕事で最高のパフォーマンスと集中力が発揮できます。
日に何度も5分の休憩を取るより石川式ポモドーロテクニック の方が日本の会社組織ではずっとやりやすい方法であります。
15分という期限を意図的に作りソロ時間、集中することで仕事は驚くほどはかどります 。日本のオフィスでは14分集中+1分休憩が最適なのです。
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自分の予定を最優先する
さて仕事が速い人 の一つは仕事以外の予定も充実しているところです。 仕事が速い人のプライベートが充実している理由は簡単です
その理由は、まず自分との約束をスケジュールに入れてしまうからであります
仕事が速い人は自分との約束を何より先にスケジュールにあらかじめ入れてしまっているんです
石川さんがすすめるコツは周りに宣言することです 。俺今まるまるに向けて語学の勉強しているんだとか今資格を取るために、まるまるの学校に通っているんだ、このように事前に回りに宣言をしておくことで、あいつは確か水曜の夜はダメだったなと 周りの人に認識してもらえれば誘われることも、仕事を振られることもなくなるでしょう。ぜひ行ってみてください。
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15分あればカフェに入る
さてできる人というのはね15分あればカフェに入るんですね。
しかしたとえ15分であってもカフェに入るメリットが十分にあるんです。
それは、締め切り効果が発揮されるということです。皆さんも宿題の提出が明日に迫ってきた時嫌だなぁと、これまで先延ばしにしていたにもかかわらずものすごい集中力が湧いてきたという経験はありませんか？ あるいはあと1時間で仕事を終わらせなくてはいけないんだ。なぜならば1時間後に彼女と会う約束をしているからだと思うと集中力が高まって、生産性が爆上がりしたという経験はありませんか？
これらは締め切りがあることによって火事場の馬鹿力的な追い込みの力が出てきたことによって得られる経験です。私たちは締め切りがあると一生懸命、締め切りまでに間に合わせようとして集中力や生産性が高まるのです。ですから15分しか時間がないという状況でカフェに入ればいつもより早く集中状態に入れるということです。 たとえ15分であったとしても隙間時間を生かすのは仕事の早い人なら全員が実行している習慣です 。お金を払ってカフェ に入って仕事をするのは時間が何より貴重なものだと認識しているからです。
石川さんは外出先で15分も時間が空いたなら迷わずカフェに入るそうです。それはスキマ時間の活用に加えて場所を変えると集中力が上がるということがわかっているからです。
場所を変えると効率がアップします。勉強にしても仕事にしても毎日毎日同じ場所で行ってしまうとだんだん飽きてくるのが人間です。そんな時は思い切って外に出て違った場所で続きをやると集中力が復活するんです。
環境を変えることでマンネリがリフレッシュされ、集中力が高まり仕事のスピードが上がるのならばこれを生かさないという手はないです。
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仕事を遅くする究極の方法＝仕事の遅い仲間と一緒に行動すること
仕事を遅くしたければ仕事の遅い仲間と一緒に行動する 。これで絶対にね自分の仕事も鈍足になります。
あなたが最速で仕事を終わらせる一人になりたければ最速で仕事を終わらせる仲間を持てば良い 。これに尽きるんです。普通じゃない高いレベルのことを平気でやってしまうような人たちと一緒にいればその高いことが当たり前に変わるんです。
スポーツで長年超えられなかった記録の壁を誰かが破ったとたんにその壁を破る人が次々と現れることにも似ております
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