【退職届、出すタイミング】失礼のない、退職理由や伝え方の流れ！！

退職が決まった後、必ず必要となるのは、関係者への退職の挨拶です。

今までお世話になった方々に感謝の気持ちを伝えられるよう、しっかりと準備を整えましょう。

今回は、退職挨拶のマナーや実際に使える例文を、挨拶の方法別に解説していきます。

1.まずは退職の流れを理解しよう

退職を決意したら、まずは直属の上司に退職の意向を伝えましょう。そして、上司と相談して退職日や引き継ぎに関して決定していきます。なお、この時点ではまだ上司以外の人に退職を伝えるのは避けるべきです。

退職日などの詳細が決まれば、後任への引き継ぎや取引先への挨拶回り、残務処理をこなします。退職日までに確実に引き継ぎが完了するよう計画的に進めなければなりません。

退職の挨拶は、退職日1～2週間前に社外へ、当日～2日前に社内へおこなうのが一般的ですが、詳細な時期は上司と相談しておくと安心でしょう。

退職の挨拶には守るべき基本的なマナーがあります。実際の挨拶文を検討する前に、まずは以下の4つを押さえておきましょう。

退職を決めて数ヵ月後に会社を去るとしても、ネガティブな発言は避けましょう。退職に至った経緯はさまざまあるにせよ、会社に対する不満や上司、同僚に対する陰口のようなことを人に言うべきではありません。

不要な誤解やトラブルを避けるためにも、明確な退職理由は話さないようにしましょう。よく使われる「一身上の都合」と伝えれば問題ありません。

挨拶の際は、必ず御礼の言葉を添えるようにしましょう。退職理由によってはネガティブな感情を抱いているかもしれませんが、今までお世話になった会社や仲間、取引先であることに変わりはありません。

対面、電話、メールのいずれの挨拶の場合でも、退職日の報告を忘れないようにしましょう。「○月○日付で退職することになりました」と明確に伝えます。

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退職の挨拶は、どういったケースで伝えるかによって気をつけるべきポイントが異なります。スピーチ、メール、手紙の3つのケースについてポイントを挙げていきます。

スピーチで社内に退職の挨拶をする際は以下の2点に気をつけましょう。

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スピーチでは長々と話さず、要点をまとめて簡潔に話すようにしましょう。積もる話はいろいろとあるかと思いますが、あくまでも業務中であることを忘れてはなりません。

転職先の企業名を伝えるのは避けましょう。信頼できる人に内々に話すのはOKですが、個人情報を大々的に公表する必要はありません。

スピーチは、いざその場に立ったとたんに緊張して「頭が真っ白…」ということにならないよう、あらかじめ伝える内容を考えておきましょう。

一語一句台本を作る必要はありませんが、必要な内容を伝えきれるよう、ある程度の大枠は作っておきましょう。また、全体の場で自分の言葉を伝えられるラストチャンスなので、好印象を与えられるスピーチを意識しましょう。

退職するあなたと、この先も同じ職場で働き続ける上司や同僚、その双方とが気持ちよく退職日を迎えられるよう、責任ある行動を心がける必要があります。以下の3つは、そのために最低限守りたいポイントです。

あなたが会社を去っても、上司や同僚は引き続き会社に残ります。取引先もあなたの会社とビジネスを継続していきます。ですので、会社の不満を社内の人や取引先に漏らすことはやめましょう。あなたが会社の不満を漏らすことは、相手に嫌な思いをさせるだけでなく、あなたに対する信頼も落とすことにもなりかねません。

自分が使用したデスク回りは、あなたが退職した後は別の社員が使用する場所です。不要なものを捨てたり私物を引き取ったりして掃除や整理をしておきましょう。これから使用する人が気持ちよく過ごせるよう、今までの感謝の気持ちを込めてしっかりと片付けましょう。

引き継ぎは抜け漏れなくしっかりとやりきりましょう。退職日が決定した段階から逆算して引き継ぎスケジュールを作成しておくと安心です。その際には、あなたの都合だけでなく後任者の都合も踏まえて作成するようにしましょう。

退職の挨拶はあなた自身のけじめとしておこなうものでもあり、あなたの業務を引き継いでくれる後任者が後々困らないように環境を整えるという目的もあります。

自分が退職した後のことも考え、関係する方々に迷惑がかからないように配慮しながら、円満な退職を実現しましょう。